Zwinny Shadow Management – czyli jak efektywnie wspierać zarządzanie w firmach

Jak skutecznie zapewnić realizację działań w wyznaczonym budżecie, na czas oraz bez kompromisu dla uzgodnionych kryteriów jakości i oczekiwanych efektów biznesowych?

Bez względu na charakter prowadzonych działań, jak również na rodzaje stosowanych w nich metodyk, firmy borykają się z problemami deficytów zarówno „twardych”, jak i „miękkich” kompetencji, skutkujące wpadaniem w typowe pułapki zarządzania:

• częściej prowadzone są niewłaściwe projekty niż niewłaściwie prowadzone te właściwe,
• brakuje aktywnego zarządzania realizacją projektów przez komitety sterujące,
• mnożone są zadania pracownikom angażowanym jednocześnie w szereg projektów i działań poza projektowych, co generuje bezproduktywną bieganinę,
• 90% projektów nie kończy się w wyznaczonych ramach budżetowych i czasowych,
• powoływani są managerowie bez delegowania im uprawnień niezbędnych do efektywnego zarządzania projektami,
• uruchamiane sią działania projektowe i operacyjne ale nie zapewnienia się im we właściwym czasie zasobów o odpowiednich kompetencjach.

Dobrze sprawdzającym się w praktyce rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi Shadow Managera stosującego zwinne metody zarządzania.

Jaka jest istota usług Shadow Management i kiedy warto po nie sięgać?

Usługi Shadow Management w polskiej kulturze zarządzania są mało znane, niezrozumiałe,
traktowane wybiórczo i utożsamiane z coachingiem lub mentoringiem.

Tymczasem Shadow Manager, pomimo funkcjonowania zgodnie z nazwą niejako
w cieniu, może pełnić szereg odrębnych ról na trzech różnych poziomach:

1. na poziomie strategicznym;

• będąc sparing partnerem i doradcą dla komitetu sterującego, zarządu lub rady nadzorczej organizacji,

• zarządzając jako dyrektor projektem, programem lub obszarem funkcjonalnym,

• zapewniając właściwe zrozumienie i realizację wizji biznesowej,

• zapewniając spójność rozwiązań generowanych przez projekt, program
  lub obszar funkcjonalny z technicznymi standardami w organizacji,

2. na poziomie operacyjnym;

• wchodząc w razie konieczności w rolę managera kierującego bezpośrednio działaniami operacyjnymi projektu, programu lub obszaru funkcjonalnego organizacji,

3. na poziomie wspierającym;

• jako coach w zakresie dowolnej metodyki stosowanej w realizacji prac,

• jako mentor biznesowy,

• jako doradca biznesowy,

• jako facilitator warsztatów,

• jako doradca techniczny.

Shadow Managerjest partnerem zarówno dla managerów zaangażowanych w zarzadzanie projektami lub programami, obszarami funkcjonalnymi, jak również całymi organizacjami, skoncentrowanym na wspieraniu osiągania przez nich wytyczonych celów w zaplanowanym czasie.

Wartością dodaną pracy Shadow Managerajest wzmocnienie pozycji eksperckiej pozostałych managerów z którymi współpracuje w organizacji oraz pomoc w realizowanych przez nich zadaniach w sposób strategiczny i uporządkowany. Ze względu na „pozostawanie w cieniu” Shadow Manager widzi dalej i głębiej. Partnerski dialog Shadow Managera z managerami w organizacji oraz zewnętrznymi managerami zaangażowanymi w realizację projektów lub programów dla organizacji, dzięki wzajemnej inspiracji może zaowocować bardziej efektywnymi rozwiązaniami i skuteczniejszymi działaniami.

Aby spełnić te oczekiwania Shadow Manager prezentuje na poziomie eksperckim:

• umiejętności managerskie,

• doświadczenie biznesowe,

• znajomość branży w której działa organizacja,

• znajomość obszarów funkcjonalnych zarządzanych przez managerów, którym udziela wsparcia,

• znajomość metodyk stosowanych w zarządzaniu projektami i programami, które wspiera,

• kompetencje mentoringowe, coachingowe i facilitacyjne.

 

Dlaczego w działaniach Shadow Managerów bardzo dobrze sprawdzają się zwinne metody zarządzania i czym się one charakteryzują?

Zwinne metody zarządzania pochodzą od „Manifestu Agile” podpisanego w 2001r. przez przedstawicieli metodyk: Programowanie Ekstremalne, Scrum, Dynamic Systems Development Method, Adaptive Software Development, Crysta Clear, Feature Driven Development, Pragramatic Programming. Pomimo rodowodu IT, stwierdzenia Manifestu Agile iż największe wartości biznesowe kreowane są przez projekty dostosowany do celów biznesowych organizacji, realizowane sekwencyjnie, oraz angażujące do współpracy zmotywowanych i właściwie umocowanych ludzi mają wymiar uniwersalny w odniesieniu zarządzania działalnością biznesową

Podzielając doświadczenia sygnatariuszy Manifestu Agile należy stwierdzić, iż w celu zapewnienia efektywnego zarzadzania w pełni uzasadnione jest przedkładanie:

• ludzi i interakcji ponad procesy i narzędzia,

• działające rozwiązania ponad obszerną dokumentację,

• współpracę z klientem ponad formalne ustalenia,

• reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Trzeba jednak podkreślić, że kładzenie większego nacisku na to co wymieniono po lewej stronie powyższych stwierdzeń, nie oznacza niedoceniania tego, co znalazło się po prawej stronie.

Dobrym przykładem obrazującym kompleksowość i zarazem elastyczność usług Shadow Management jest zwinne podejście do ról które może pełnić Interim Shadow Manager, stosowane przez firmę Loranc & Partners Sp. z o.o. we wspieraniu efektywnego zarządzania projektami. Podejście to, zaprezentowane na schemacie 1, pomimo tego iż opiera bezpośrednie działania Shadow Managerów na metodyce Agile DSDM Atern, umożliwia realizację prac projektowych zarówno według metodyk tradycyjnych, zwinnych, jak i specyficznych
dla projektów interim management.

Schemat 1. Zwinna realizacja usług Interim Shadow Management we wspieraniu efektywnego zarządzania projektami

 

Poszczególnymi kolorami oznaczono:

 

• Nie wszystkie role w każdym projekcie muszą być obsadzone.
• Poszczególne osoby w projekcie mogą pełnić jednocześnie kilka ról.
• Role oznaczone kilkoma kolorami łączą kilka obszarów.

Metodyka DSDM Atern realizacji usług Interim Shadow Management, pomimo zwinności sugerującej zupełną swobodę działania, opiera się na sześciu jasno zdefiniowanych aspektach zarządzania projektowego:

• filozofia - każdy projekt musi być dopasowany do jasno określonych celów strategicznych i koncentrować się na wczesnym dostarczaniu konkretnych korzyści biznesowych,

• pryncypia - 8 pryncypiów przesądzających jakie nastawienie musi mieć zespół projektowy, aby dostarczać produkty i korzyści w sposób ciągły,

• procesy - określone kroki realizowane w projekcie w celu wytworzenia odpowiednich produktów i przekazania ich użytkownikom,

• ludzie - charakterystyka ról i rozdzielenia odpowiedzialności z uwzględnieniem biznesu, osób odpowiedzialnych za zarządzanie oraz za dostawców,

• produkty - opis 20 produktów definiujących aspekty zarządcze, biznesowe oraz techniczne projektu,

• praktyki - techniki, które w projekcie mogą zostać wykorzystane.

Doświadczenia firmy Loranc & Partners Sp. z o.o. wskazują, że oprócz „twardych” kompetencji zawartych m.in. w metodyce DSDM Atern, kluczowe znaczenie dla efektywności działań Shadow Managerów mają umiejętności „miękkie”, które najprawdopodobniej zdominują organizacje przyszłości.

 

Robert Loranc
Prezes Zarządu Loranc & Partners Sp. z o.o.

Polecamy lekturę i zapraszam do dyskusji oraz Kontakt.